Journal

Hasil Rapat : Sepertinya Saya Harus Introspkesi :)

Hari-hari saya di tahun ketiga kuliah sepertinya dipenuhi dengan rapat. minggu kemarin saja paling tidak ada 3 kali rapat. minggu kemarinnya lagi juga tiga. dan bulan kemarin sudah lupa karena saking banyaknya. salah satunya Rapat Hari Jumat yang lalu (1 Oktober 2010). buat persiapan pelatihan softskill dan manajemen kegiatan untuk para staf minggu berikutnya. karena ini adalah proker dari saya, yah… (dengan terpaksa hhe) saya memimpin rapat. Meskipun sudah 1 tahun lebih berorganisasi di kampus, mengikuti banyak rapat, dan beberapa kali memimpin rapat, memimpin forum masih menjadi hal agak memberatkan bagi saya. tapi suka atau tidak suka yang namanya kewajiban tetap harus dilaksanakan.
1 hari sebelumnya undangan sudah disebar dan rapat dimulai pukul 19.00, yang diundang adalah para kabinet (ketua himpunan, sekretaris, bendahara, dan para kepala departemen) dan kepala biro + sekretaris departemen totalnya kurang lebih sekitar 30 an orang. pas hari-H rapat awalnya yang datang masih bisa dihitung dengan jari kaki (maklum, orang Indonesia🙂 ). untung saja satu persatu peserta mulai berdatangan.

rapat akhirnya dimulai pukul 19.20 (20 menit lebih lama dari jadwal), but.. that’s okay… asal tidak telat 1 jam. ada 5 agenda yang dibahas. biasanya, 1 agenda rapat paling cepat makan waktu 1 jam.. jadi kalau 5 agenda, silakan hitung sendiri. tapi untungnya kemarin cuma sampai 3 jam.. hehe.
Selama 1 jam pertama memimpin forum, tidak ada hal yang mengganggu, semua lancar. 1 per satu pembahasan sudah terlewati. para peserta mendengarkan dengan seksama dan tidak jarang mereka memberikan saran dan pendapat meskipun saya belum menawarkan pertanyaan kepada forum. dan beberapa agenda sudah terlewati. namun beberapa menit selanjutnya. forum sudah mulai tidak kondusif. yang awalnya mendengarkan mulai membuat forum sendiri, ibu2 PKK (sebutan untuk para sekretaris departemen.. hehe) yang duduk dipojokan sudah memberikan tanda-tanda bergosip ria. ada juga yang membuka-buka laptop saya dan melihat koleksi pribadi (koleksi foto biasa kok, bukan foto syur :p) beberapa kali saya mengingatkan foum untuk tetap kondusif dan fokus pada rapat. tapi secara overall, rapat berjalan dengan baik dan semua agenda sudah dibahas. bisa dibilang ini adalah salah satu rapat paling sukses yang pernah saya adakan. mengingat rapat ini menghasilkan banyak kesimpulan dalam waktu yang tidak panjang..
namun dari rapat kemarin, saya menyadari beberapa hal bahwa saya perlu introspeksi diri dan ada beberapa hal yang perlu saya perbaiki🙂
1. Perlu ilmu lebih untuk mengendalikan forum. saya banyak belajar hal ini dari kahima (ketua himpunan). perbedaan paling mendasar yang saya rasakan ketika saya memimpin rapat dibandingkan beliau ketika memimpin adalah. saya lebih suka menjelaskan hal-hal teknis dan selalu menyesuaikan pembahasan rapat. sedangkan kahima mampu memimpin rapat dengan banyak improvisasi dan kalimat yang ‘menyentuh’ peserta sehingga bisa menyihir peserta untuk selalu mendengarkan meskipun rapat berlangsung selama 5 jam lebih. namun tujuan rapat dapat disampaikan dengan baik. untuk ke depannya, mungkin saya harus lebih luwes dan membumbui dengan beberapa cerita..hhe
2. Menyesuaikan pembahasan rapat dengan forum. kita harus tahu siapa yang kita hadapi. ibaratnya, kita tidak mungkin menceritakan sistem komunikasi serat optik kepada anak TK :p.
3. Mengendalikan diri. ketika kita sudah tidak mampu mengendalikan forum biasanya kita cenderung kecewa. ketika ini terjadi, hal yang pertama kita lakukan adalah mengendalikan diri sendiri dan tetap tenang. mengekspresikan perasaan negatif sebagai bentuk kekecewaan hanya akan memperburuk keadaan.
4. Menyiapkan pembahasan rapat yang rinci dan terencana. termasuk makanan buat rpat (ini penting lo.. hehehe)
5. yang paling penting, saya menyadari bahwa ternyata tidak diperhatikan oleh orang-orang ketika memimpin forum cukup menyakitkan. seperti ini ya rasanya kalau kita tidak digubris oleh sebagian orang (meskipun tidak banyak, tetap mengganggu. hehe ). sebelum menyalahkan orang lain, sepertinya saya memperbaiki diri dulu. kalau memang tidak suka tidak diperhatikan ketika rapat. saya tidak boleh acuh tak acuh terhadap pemimpin forum saat kita menjadi peserta.

dengan koreksi ini saya berharap semoga rapat-rapat selanjutnya jauh lebih lancar dan sukses ^_^.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s